Nghị định quy định đầy đủ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thẩm quyền xử phạt và trình tự thi hành đối với các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Đối tượng áp dụng bao gồm tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; đồng thời áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền lập biên bản, xử phạt và các tổ chức, cá nhân liên quan.

Theo Nghị định, các hình thức xử phạt chính trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm cảnh cáo và phạt tiền, trong đó mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng. Ngoài ra, hình thức xử phạt bổ sung là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 3 đến 6 tháng. Nghị định cũng quy định nhiều biện pháp khắc phục hậu quả nhằm khôi phục tình trạng ban đầu, bảo đảm an toàn, toàn vẹn của tài liệu lưu trữ.

Nghị định quy định cụ thể các hành vi vi phạm và mức xử phạt tương ứng, tập trung vào các nhóm hành vi như: vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ; vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; vi phạm quy định về chỉnh lý, bảo quản, hủy và sử dụng tài liệu lưu trữ; vi phạm quy định về số hóa tài liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Đáng chú ý, Nghị định quy định mức phạt cao đối với các hành vi xâm hại nghiêm trọng đến tài liệu lưu trữ như: mang tài liệu lưu trữ ra ngoài trái phép; truy cập, sao chép, chia sẻ, mua bán, hủy tài liệu lưu trữ trái phép; làm mất, làm hỏng hoặc làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ. Đối với lĩnh vực số hóa và quản lý dữ liệu lưu trữ, Nghị định bổ sung nhiều quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, phòng ngừa nguy cơ mất mát, thất thoát dữ liệu.

Bên cạnh đó, Nghị định quy định rõ thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thanh tra các bộ, ngành, Giám đốc Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ kiểm tra trong lĩnh vực lưu trữ, bảo đảm phù hợp với quy mô, tính chất, mức độ vi phạm và yêu cầu quản lý nhà nước.

Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08 tháng 3 năm 2026. Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức triển khai thực hiện; các bộ, ngành, địa phương và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định theo quy định.

Việc ban hành Nghị định là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phục vụ tốt hơn công tác quản lý, điều hành, nghiên cứu và khai thác thông tin trong giai đoạn hiện nay./.